Software POS, nel 2026 il collegamento con l’Agenzia delle Entrate

Dal 1° gennaio 2026 in Italia entrerà in vigore l’obbligo di integrazione tra i sistemi POS (Point of Sale) e i registratori telematici, con la trasmissione automatica dei dati relativi alle transazioni all’Agenzia delle Entrate. Questo provvedimento, previsto dalla Legge di Bilancio 2025, ha l’obiettivo di rafforzare la tracciabilità dei pagamenti elettronici e di combattere l’evasione fiscale.

In pratica, ogni volta che un cliente effettua un pagamento tramite carta, bancomat o altri strumenti digitali, il sistema POS dovrà registrare automaticamente la transazione e collegarla al registratore telematico, trasmettendo i dati in tempo reale all’Agenzia delle Entrate. Ciò garantirà che ogni pagamento elettronico venga debitamente registrato a fini fiscali, aumentando la sicurezza del processo.

Gli esercenti saranno tenuti a mettere a punto i propri sistemi POS e registratori telematici, affinché siano conformi alla nuova normativa. È fondamentale che i POS siano compatibili con i registratori telematici e che i dati vengano trasmessi in modo sicuro e tempestivo.

L’obiettivo principale del provvedimento è quello di migliorare la tracciabilità delle transazioni digitali e contrastare in modo più efficace l’evasione fiscale.

Legge di Bilancio 2025: perché la misura sui POS

La Legge di Bilancio 2025 (legge del 30.12.2024 n. 207) di previsione dello Stato per l’anno finanziario 2025 e bilancio pluriennale per il triennio 2025-2027 è stata pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale Serie generale n. 305 Supplemento ordinario n. 43/L del 31.12.2024.

Scarica il testo Legge di Bilancio 2025 (legge del 30.12.2024 n. 207)

La misura relativa ai POS si inserisce nel quadro di una più ampia strategia di digitalizzazione e trasparenza fiscale, mirata a ridurre l’evasione e a modernizzare il sistema tributario italiano. In un contesto di crescente diffusione dei pagamenti digitali, il governo italiano intende rafforzare la tracciabilità delle operazioni, in modo da garantire la sicurezza e la corretta registrazione dei pagamenti e, di conseguenza, aumentare le entrate fiscali attraverso un monitoraggio in tempo reale delle transazioni.

Cosa devono fare gli esercenti: adempimenti e adeguamenti tecnici

Per adempiere alla nuova normativa, gli esercenti devono intraprendere una serie di passi. Innanzitutto, è necessario che i sistemi POS attualmente utilizzati siano compatibili con i registratori telematici. Questo significa che sarà necessario aggiornare o sostituire gli apparecchi POS esistenti, affinché siano in grado di comunicare in tempo reale con i registratori telematici, trasmettendo i dati delle transazioni all’Agenzia delle Entrate.

Gli esercenti dovranno anche verificare che i loro registratori telematici siano in grado di ricevere e trasmettere i dati in modo sicuro e tempestivo, rispettando gli standard tecnici previsti dalla legge. Questo implica che dovranno essere implementate soluzioni di sicurezza per proteggere i dati sensibili, come quelli relativi ai pagamenti, da eventuali accessi non autorizzati.

Inoltre, gli esercenti saranno obbligati a formare il proprio personale affinché possieda le competenze necessarie per gestire il nuovo sistema. Le procedure di registrazione e trasmissione dei dati dovranno essere integrate nei processi aziendali quotidiani, senza generare interruzioni nei servizi ai clienti. A tal fine, è importante che le aziende abbiano un supporto tecnico adeguato per affrontare eventuali problematiche durante la transizione.

Sanzioni per inadempimento

Il mancato adeguamento alla normativa comporterà sanzioni per gli esercenti.

Sarà prevista una sanzione pecuniaria e la sanzione accessoria della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per:

• mancato collegamento dello strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici con lo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati 
• mancata trasmissione o memorizzazione dei dati dei pagamenti elettronici.

Pagamenti digitali 2024: la crescita dei Software POS

La nuova misura arriva sulla scia di un incremento nell’utilizzo dei Software POS in Italia.

Nel 2024, il valore totale incassato dai punti vendita fisici tramite strumenti di pagamento digitali ha raggiunto i 385 miliardi di euro, in crescita del 7% rispetto al 2023, dice l’Osservatorio Innovative Payments del Politecnico di Milano. Tra questi, 43 miliardi di euro provengono da pagamenti effettuati da stranieri in Italia, evidenziando l’importanza dell’accettazione di strumenti digitali in un contesto sempre più internazionale.

L’evoluzione riguarda anche i terminali di accettazione: a fine 2024, il numero di POS in Italia ha raggiunto i 3,5 milioni, con una crescita significativa delle soluzioni Software POS. In Italia il fenomeno è agli inizi, anche se il numero di Software POS ha raggiunto le 152.000 unità, contro le quasi 40.000 del 2023.

POS 2026: quali integrazioni tecnologiche

Ma quali sono le tecnologie necessarie per adeguarsi alla nuova misura contenuta nella Legge di Bilancio?

Il collegamento tra i sistemi POS (Point of Sale) e i registratori telematici richiede un’integrazione tecnologica avanzata, che prevede l’utilizzo di diverse soluzioni per garantire la sicurezza, la trasmissione dei dati e la sincronizzazione in tempo reale. Un aspetto cruciale riguarda la crittografia dei dati, che protegge le informazioni sensibili delle transazioni, come i dettagli della carta di pagamento, impedendo accessi non autorizzati durante la trasmissione verso l’Agenzia delle Entrate. Le soluzioni di trasmissione sicura devono utilizzare protocolli di comunicazione come TLS (Transport Layer Security), che garantiscono che i dati siano cifrati durante il trasferimento, riducendo il rischio di manomissioni o intercettazioni. Inoltre, i protocolli di sincronizzazione in tempo reale sono essenziali per assicurare che ogni transazione venga registrata e trasmessa immediatamente, evitando ritardi che potrebbero compromettere la validità dei dati.

Per quanto riguarda il software e i servizi di supporto, gli esercenti dovranno dotarsi di piattaforme che permettano l’integrazione dei POS con i registratori telematici in modo fluido. Questi software possono essere soluzioni proprietarie sviluppate da aziende specializzate nel settore dei pagamenti o software di terze parti che garantiscono la compatibilità tra i vari dispositivi. Alcuni esempi includono sistemi di gestione delle transazioni e interfacce API (Application Programming Interface) che facilitano la comunicazione tra il POS e il registratore telematico. A livello hardware, i POS dovranno essere aggiornati o sostituiti con modelli che possiedano funzionalità di connessione in tempo reale.

I costi associati a questa transizione variano notevolmente in base alla dimensione dell’impresa e al tipo di tecnologia adottata: le piccole imprese potrebbero dover affrontare spese per l’aggiornamento dei dispositivi POS, mentre le soluzioni software potrebbero comportare costi di licenza annuale o costi una tantum per l’installazione e la configurazione. La scelta dei fornitori giusti e una pianificazione accurata saranno determinanti per gestire efficacemente questa transizione tecnologica.

Vantaggi e criticità della nuova normativa sui POS

La nuova normativa presenta numerosi vantaggi sia per il sistema fiscale italiano che per gli esercenti e i consumatori.

In primo luogo, il miglioramento della tracciabilità dei pagamenti elettronici consente un controllo più efficiente delle transazioni, riducendo il rischio di evasione fiscale. Per le aziende, l’obbligo di trasmettere i dati delle transazioni all’Agenzia delle Entrate può anche tradursi in una gestione fiscale più trasparente e automatizzata, semplificando gli adempimenti fiscali e riducendo il rischio di errori nella dichiarazione dei redditi.

Inoltre, questa misura contribuisce ad incentivare l’adozione di sistemi di pagamento digitale da parte degli esercenti, promuovendo la digitalizzazione delle imprese e modernizzando il sistema dei pagamenti. Questo può favorire anche una maggiore competitività, in quanto le aziende saranno più in grado di monitorare e gestire le proprie operazioni in tempo reale, con un accesso immediato ai dati delle transazioni.

Tuttavia, la misura non è priva di criticità. Gli esercenti, soprattutto quelli di piccole dimensioni, potrebbero incontrare difficoltà nell’adeguare i loro sistemi POS e registratori telematici. I costi legati all’acquisto e all’installazione delle nuove tecnologie potrebbero essere un onere significativo per le piccole imprese, che potrebbero dover affrontare anche un periodo di adattamento alle nuove modalità operative. Inoltre, l’adeguamento potrebbe richiedere competenze tecniche che non tutte le aziende sono in grado di gestire internamente.

Un’altra criticità riguarda la gestione dei dati: mentre la trasmissione automatica dei pagamenti all’Agenzia delle Entrate migliora la tracciabilità e la trasparenza, può anche sollevare preoccupazioni legate alla privacy e alla sicurezza dei dati. Gli esercenti dovranno garantire che i dati sensibili dei clienti siano protetti adeguatamente, rispettando le normative sulla privacy e sulla sicurezza informatica.

Software POS: il confronto con altri Paesi

Alcuni paesi europei, come Francia, Spagna e Germania, hanno già implementato o stanno pianificando misure simili a quelle introdotte in Italia per migliorare la tracciabilità dei pagamenti elettronici e l’integrazione tra POS e registratori telematici. In Francia, ad esempio, dal 2018 è obbligatorio per gli esercenti utilizzare registratori di cassa certificati che inviano automaticamente i dati delle transazioni al fisco. La Francia ha introdotto una misura simile per ridurre l’evasione fiscale, ma ha dovuto affrontare sfide tecniche e logistiche legate all’adeguamento delle piccole imprese, che si sono trovate a fronteggiare costi significativi per l’implementazione dei sistemi obbligatori.

In Spagna, il sistema di fatturazione elettronica obbligatoria è stato progressivamente esteso, e le autorità fiscali hanno introdotto nuove tecnologie per migliorare la sincronizzazione delle transazioni in tempo reale, simili a quelle previste in Italia.

La Germania, pur avendo un sistema di pagamento digitale molto sviluppato, ha recentemente iniziato a implementare soluzioni di integrazione tra POS e registratori telematici, concentrandosi sulla sicurezza dei dati e sull’adeguamento delle infrastrutture fiscali.

Pagamenti digitali: Italia ancora indietro

Dal punto di vista della digitalizzazione dei pagamenti, l’Italia si colloca in una posizione intermedia rispetto ad altri paesi europei. Sebbene l’adozione dei pagamenti elettronici sia in aumento, l’Italia è ancora indietro rispetto a paesi come la Svezia o la Finlandia, che hanno raggiunto alti livelli di digitalizzazione nelle transazioni quotidiane. La Svezia, infatti, è uno dei paesi più avanzati nella transizione verso una società senza contante, grazie a politiche di incentivazione per l’uso dei pagamenti digitali e una forte infrastruttura tecnologica. In Italia, nonostante il progresso, permangono resistenze culturali nei confronti dei pagamenti elettronici, soprattutto tra le piccole e medie imprese e nelle aree meno urbanizzate.